Mikor és kinek hasznos az open book kalkuláció?

Napjainkban a beszerzők minél nagyobb betekintést szeretnének az előállítási költségeket okozó technológiai és logisztikai folyamatokba, látni akarják a darabjegyzéket, termelékenységi mutatókat, selejtszázalékokat, és a többit – részben a minőségi kontroll, részben az összehasonlíthatóság és annak révén a folyamatos költségcsökkentés érvényesíthetősége céljából. Ennek érdekében csak olyan tevékenységeket és anyagokat hajlandóak megfizetni, amelyek valóban bekerülnek a termékbe, amelyek számára is hozzáadott értéket jelentenek. Emiatt teljes betekintést várnak a költségszámításba, sőt még az annak alapjait képező ügyviteli rendszerekbe.

Beszállítóként persze ki kell tudni szolgálni ezeket az igényeket. Ugyanakkor nehéz dilemma, hogy azokat a közvetett költségeket (pédlául logisztika, karbantartás, műszaki irányítás) amelyek nem csak az adott ügyfél egy konkrét termékének előállítása során merülnek fel, mégis csak el kellene tudni ismertetni, hiszen egyébként nem lesz eredmény, nem lesz forrás az innovációkra, beruházásokra.

– Az árajánlatadási folyamat jellemzően úgy indul, hogy a megrendelők adnak egy sablont, amely alapján a beszállítónak prezentálnia kell ajánlatát és amely később a megegyezés alapja is lesz. Controlling szempontból az a kihívás, hogy a különböző megrendelőktől kapott különböző kalkulációs logikának meg tudják feleltetni a saját rendszereket, ráadásul mindezt a lehető legrugalmasabb módon, felesleges adatmasszírozás nélkül. Az open book kalkulációt leggyakrabban a vertikálisan integrált ellátási láncokban alkalmazzák, ahol egy-egy kulcs megrendelő abban a helyzetben van, hogy ugyanarra a feladatra több, minőségileg egyaránt megfelelő beszállítót tud versenyeztetni. Ilyen a járműipar, számos gépipari szegmens és az elektronikai ipar is. Az úgynevezett szerződéses gyártók, vagyis a contract manufacturer típusba sorolt cégek számára alapvető fontosságú, hogy készség szinten tudják prezentálni az open book kalkuláció eredményeit – mondta el Vári Attila, az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója.

Open book kalkuláció a sikeres beszállítói árajánlatkészítés szolgálatában címmel szeminárium és workshop lesz március 3-án a győri Famulus Hotelben. A rendezvényről bővebb információt az eseménynaptárban talál. Az előadás a felsorolt iparágakba tartozó vállalatok vezetői, gazdasági vezetők, controllerek, üzleti elemzők, ügyfélmenedzserek, termékfelelősök számára lehet érdekes.

– Tegyük fel, hogy innovációt fontosnak tartó beszállítóként beruháztunk egy magas technológiai szintet képviselő gépsorba, de eddig nem sikerült megrendelésekkel lefedni annak kapacitásait. Beérkezik az első megkeresés, ami körülbelül 20 százalékos kapacitáskihasználtságot fog eredményezni. Viszont emiatt folyamatosan műszakban kell járatni a karbantartókat, a minőségellenőröket, az anyagellátást végzőket. Elszámoljuk a teljes költséget az első 20 százalékos volumenre – mondván, hogy ez az egyetlen költségviselő, viszont ekkor elképzelhető, hogy kiárazzuk magunkat a versenyből. Vagy a fix költségek csak egy arányos részét mutatjuk ki a terméken, vállalva akár az alulfedezettséget is addig az időig, amíg nem szerzünk újabb megrendelőket. Megrendelőnkkel pedig azt kell elfogadtatnunk a kalkuláció segítségével, hogy abban az esetben tudunk engedményt adni, ha folyamatosan emeli a volument, mert akkor az egy darabra eső fix költség megtakarításunkat meg tudjuk osztani vele – szemlélteti Vári Attila. – Vagy egy másik példa: van egy szerződésben rögzített fix árunk a termékre, de azt úgy kalkuláltuk ki, hogy azt feltételeztük, időben, tervezhetően megkapjuk a rendeléseket, nagy sorozatokban tudunk gyártani, sztenderd módon tudunk szállítani. Ha nem kötjük ki, hogy az extra tevékenységek plusz költségbe kerülnek, akkor megrendelőnk rá fog szokni a kis tételben történő azonnali rendelésekre, egyedi csomagolást kér, elvárja, hogy az email mellett faxot is küldjünk, és így tovább.

Hozzátette a szakember, hogy az ekáer rendszer kapcsán is jól jön az open book kalkuláció. Mint mondta, a NAV számára történő kötelező bejelentés plusz feladat, aminek adminisztrációs és erőforrás igénye van. Amíg nincs beillesztve ez a tevékenység az open book kalkulációba, a megrendelő biztosan nem fogja megtéríteni ennek költségeit a beszállítónak – holott mivel mindenki számára kötelező, nem kell extra érvelés a ráfordítás elismertetéséhez.